Management de projet - réussir ses projets, c'est pas gagné d'avance !

Réussir ses projets
Fondamentaux du management de projets
http://www.flickr.com/photos/misterkeep/4166690903/

Avel Mor Pilotages - P. Méance - 2010 Réussir ses projets, ç'est pas gagné d'avance ! 1

Réussir des projets,
ça n’est pas gagné d ’avance!
A380 CPE

Oups…! Et 1, et 2, et (11?) zéro...
htt p://www.radiocampus paris.org/UserFiles/Image/divers/jet.jpg

P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 2 P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 3



Un projet est une
entreprise temporaire
décidée dans le but de
créer un produit, un
service ou un résultat
unique
Selon le PMI, PMBoK 2004


Un processus
de changement

après le projet, rien n’est plus pareil

Construire un ouvrage autoroutier Lancer un
produit
« high-tech
& marketing
design »
Lancer un
service
«web 2.0 »
P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 6 P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 7 P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 1

conduire La
réunification
d’un pays au
cœur de
l ’Europe des projets
Construire
une usine
(et ses flux)

Créer une
(petite)
entreprise

conduire une campagne électorale Partir en voyage


chefs militaires (-356, -44,1821)

5000 ans
pyramides d ’Egypte (-3000)...
P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 8
la vision,

P. Méance - 2010
CESAR

la planification,
NAPOLEON

la logistique
d ’après Luc Lavoie http://pages.usherbrooke.ca/ llavoie/

|| INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 9
d’histoire
diagramme de Gantt (1917)
du
Réseau PERT et CPM (1965)

managem
projet Manhattan (1941-1946)
ent de
projets

PMI, Philadelphie (1969) méthodes « agiles » (IT, 2001)
PMBoK (1987 -1996-2000-2004-2008)

du management SCRUM

de projets repris de www.askesis. dz

P. Méanc e - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 13 P. Méanc e - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 14


Le management de projets
enjeux et bases


Environnement
mouvant et instable,
ruptures,
accélération


Accélération
de la mise
sur le marché
des produits:
first to market


Différenciation
des produits et
service:
multiplicité


Adaptation
permanente des
organisations:
entreprise agile

qualité, coût, délai, contenu:
la contrainte complexe
de la gestion de projet


Seulement 30% des projets réussissent

seulement des projets réussissent

ECHEC DEPASSEMENTS DELAIS ET/OU COÛTS REUSSITE
18% 53% 29%
D ’après une étude du Standish International Group 2004 sur environ 500.000 projets informatiques


Pourquoi ?

les
objectifs
ne sont
pas
clairs…

65%
Avel Mor Pilotages - P. Méance - 2010
http://www.flickr.com/photos/roham
Réussir ses projets, ç'est pas gagné d'avance ! 15

Le
planning
n’est pas
assez
travaillé...

http://www.flickr.com/basel/

Le
contenu
n’est pas
assez
maîtrisé...

http://www.flickr.com/arashida/


les
Ressources
Humaines
sont mal
gérées...

http://www.flickr.com/eileendelhi/

La communication
n ’est pas
construite

http://www.flickr.com/22262291@N03/

Les
risques
ne sont
pas
évalués

http://www.flickr.com/wbent1

ces causes d ’échec...
les Le Le
objectifs planning contenu
n’est pas
ne sont n’est pas
assez
pas assez maîtrisé...
clairs… travaillé...

65% http ://www.flickr.com/p hotos/roham http://www.fli ckr.com/basel / htt p://www.fli ckr.com/arashida/

PMxPM - P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP || G ENESE | DE FINIR | LANCER | PILOTER | CLO RE || SUITE 72 PMxPM - P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP || G ENESE | DEFINIR | LANCE R | P ILOTER | CLO RE || SUITE 73 PMxPM - P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP || G ENESE | DE FINIR | LANCER | PILOTER | CLO RE || SUITE 74

les La communication Les
Ressources n ’est pas risques
Humaines construite ne sont
sont mal pas
gérées... évalués

http://www.fli ckr.com/eileendelhi/ http://www.fli ckr.com/22262291@N03/ htt p://www.fli ckr.com/wbent1

PMxPM - P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP || G ENESE | DE FINIR | LANCER | PILOTER | CLO RE || SUITE 75 PMxPM - P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP || G ENESE | DE FINIR | LANCER | PILOTER | CLO RE || SUITE 76 PMxPM - P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP || G ENESE | DEFINIR | LANCE R | P ILOTER | CLO RE || SUITE 77


…imposent d’étendre
les compétences du
management de
projets... Qualité

Délai Coût

Contenu


…à de nombreux
autres domaines... Intégration
Intégration

Communication Risques
Communication Risques
Qualité
Qualité
Délai
Délai Coût
Coût

Contenu
Contenu

RH
RH Contrats
Contrats

Librement inspiré de PMI, PMBoK 2008

…afin d ’assurer les
points clés de réussite
des projets:


se concentrer et aligner toutes les
décisions sur la valeur du projet

le succès d’un projet se joue dans
les phases amont : la préparation

L’animation rigoureuse et
rythmée de l’équipe projet.


2 grands modes d ’appréhension
des cycles de vie des projets


Le mode cascade


Le mode itératif


4 processus communs à tout projet
(et à chaque phase d’un projet)

1 2 conduire le projet
3 4
Poser les Préparer et
fondations du lancer le projet
projet clore le projet

P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENES E | DE FINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 76 P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP ||-|| GENES E | DE FINIR | LANCER | P ILOTER | CLORE || SUITE 85 P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP ||-|| GENES E | DE FINIR | LANCER | P ILOTER | CLORE || SUITE 98 P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | P ILOTER | CLORE || SUITE 128

cadrer planifier réaliser clore


Les phases sont concrétisées par
les livrables

un livrable est un produit
mesurable et vérifiable du travail
réalisé


Les phases sont rythmées par les
jalons

un jalon est une étape de livraison
d ’un ou plusieurs livrables


Le calendrier des objectifs comme
représentation du cycle de vie, pour:

construire le projet
piloter par étapes clés
communiquer


Les parties prenantes du projet

ils participent activement au projet,
et/ou le projet impacte leurs intérêts,
et/ou ils ont une influence sur les
objectifs et/ou les résultats.


Manager un projet



Préliminaire:
la génèse du
projet


Cibler l’opportunité des projets
+ Attrait -

+ Probabilité de succès -


Sécuriser les risques des projets
+ Gravité -

+ Probabilité d€’occurrence -


analyse du contexte du projet...
Positif/favorable Négatif/néfaste
pour atteindre l ’objectif pour atteindre l ’objectif

Forces
Forces Faiblesses
Faiblesses
e

S W
ern
int n
ineanisati
o
O rig rg
l ’o

strenghs
strenghs weaknesses
weaknesses

opportunities
opportunities threats
threats
Politique
rne

O T
Economique
e
ext nt
e Socio-Culturel
g ineironnem
Ori nv
l ’e
Technologie
Ecologie
Opportunités
Opportunités Menaces
Menaces Législation


La décision de lancer le projet: la
lettre de mission
Nom et
Je vous informe qu
description du projet e nous avons décid
é de lancer le
projet « ACRO » qu
i consiste à créer u
conditionnement af n atelier de Objectifs
in d ’améliorer nos
livraison pour les p délais de
Enjeux roduits de la gamm
qui doit représenter e « Rouge »
comme vous le save
notre activité pour z 63% de
les 5 ans à venir.
J ’ai décidé de conf Chef de
ier le pilotage de ce
Bébert Le Dromad projet à Projet
aire qui réunira auto
équipe pluridisciplin ur de lui une
aire. Il nous propose
deux semaines une ra sous
définition et un plan
de ce projet, qui de de conduite
vrait nous mobilise
mois pour un budge r pendant 14
t estimé de 600 kE Durée et
Je compte sur vous .
Information pour informer vos é moyens
l ’importance de ce quipes de
projet pour notre e
pour accorder dans ntreprise, et prévus
le cadre de vos resp
Soutien fonctionnel fonctionnelles tout onsabilités
votre soutien à Béb
Dromadaire dans sa ert Le
mission.
sponsor
Le Boss


Poser les
fondations du
projet


processus de Cadrage
Contexte
& enjeux Parties
Objectifs O prenantes
Quoi faire pour
les atteindre ? Pilotage
Contenu
Intégration

Expression Fiche projet Parties
initiale du organisation prenantes
enjeux
besoin objectifs et
identifiées
indicateurs
moyens et
conditions de
succès
risques et
opportunités


Outil de formulation: un projet
comme résolution d’un problème
SITUATION PRÉSENTE
SITUATION PRÉSENTE SITUATION SOUHAITÉE
SITUATION SOUHAITÉE
réelle ou ressentie
réelle ou ressentie imaginée
imaginée

Insatisfactions ÉCARTS
ÉCARTS Satisfactions
Insatisfactions Satisfactions

Des effets négatifs Des obstacles Des objectifs
insatisfactions difficultés aspirations
besoins non satisfaits contraintes besoins satisfaits
fonctions non remplies solutions non connues résultats escomptés
résultats non obtenus moyens non maîtrisés
nuisances


analyse du contexte du projet...
Positif/favorable Négatif/néfaste
pour atteindre l ’objectif pour atteindre l ’objectif

Forces
Forces Faiblesses
Faiblesses
e

g
Ori l ’org roje
d up
ern
int n
ineanisati t
o

S
strenghs
strenghs
W
weaknesses
weaknesses

opportunities
opportunities threats
threats
Politique
rne

O T
Economique
e
ext nt
e Socio-Culturel
g ineironnemet
Ori nv
l ’e
j
pro
Technologie
du Ecologie
Opportunités
Opportunités Menaces
Menaces Législation


Qualifier les objectifs S.M.A.R.T.

Spécifique
Mesurable
Ambitieux
Réaliste
Temporel

Définir des indicateurs

Significatif
Mesurable
Affecté
Réalisable
Temporel

Elaborer la fiche projet
t
Nom du proje Sponsor
nants
ipaux interve n - Averell Dalton
07 /09/2010 Georges
Mise à jour du Princ alto
illiam D Direction
Chef de Ja ck Dalton - W
Joe Dalton -
a Dalt t
Mprojeon
Indicateurs
rs du projet
Objectifs Les Indicateu
définis
Les 2 à 6 objectifs

ssite
ditions de réu
Budget / con e réussite du
projet
Enjeux ditions d
Les m oyens et con
projet
rincipaux du
Les enjeux p

nticiper
pportunités à a opportunités identifiées.
Risques et O
es identifiés
liste de risqu


Le traitement des résistances

Parties prenantes : l’enthousiasme du chef de
projet est rarement partagé: en début de projet,
rares sont ses alliés !

les différents types d’acteurs
10% de pro-actifs - 80% de passifs - 10% d ’opposants

80% sont passifs


Préparer et
lancer le projet


processus de Planification
1 Quoi faire pour les atteindre ?
Pilotage
Contenu Risques
Intégration
Définition
fonctionnelle

Comment le matérialiser ?

Découpage PBS 4 Elaborer le Communi
sous-ensembles caractérisation Qualité
Livrables
plan cation
2 Comment réaliser ce contenu ?
pour Management
Découpage WBS
Délais sécuriser RH
Activités

3 Avec quelles compétences et quels moyens ? l€’atteinte
Contrats
OBS
Ressources Coûts des objectifs

Cahier des Planning Budget Pl. Gestion Plan de Pl. gestion Pl. gestion
charges des Risques communic° RH Appros

Plan Qualité Projet Plan d€’animation Projet Tableau de bord projet


Management de l’intégration
Élaborer le plan de
management du projet :
quelles méthodes et outils
seront adaptés au projet ? Management de l’intégration

Quel système de gestion de Elaborer la charte
Elaborer le plan de
l ’information au cours du management
projet? Piloter l ’exécution
Surveiller le travail
Quel système de décision Maîtriser l ’intégration des
modifications
sera mis en place ? Clore le projet ou la
phase

Management du contenu
La définition des besoins,
en privilégiant la définition
fonctionnelle.
la définition progressive
du contenu (ou itérative)
Recueillir les besoins
la structure de découpage Définir le contenu
PBS : produits, sous- Créer la structure de
découpage
ensembles, livrables. Vérifier le contenu
Maîtriser le contenu


Du besoin naît la valeur
Bien exprimer les besoins avant la solution !

Tous les besoins n ’ont pas la même valeur

Toutes les parties prenantes n ’accordent pas
la même valeur aux différents besoins


Définition fonctionnelle du besoin

Pourquoi ? Comment ?

S€’assurer que l€’on est en 1 Définir les fonctions à
ligne avec les enjeux et les remplir (s’arrêter avant les
objectifs solutions)

2 Hiérarchiser les fonctions (et
faire partager !)

3 Caractériser les fonctions


De l ’art du découpage: trouver le
bon niveau

1 2 3

contenu activités responsabilités


Management des délais

du découpage WBS
des activités à la Identifier les activités
construction du Séquencer les activités
Estimer les ressources
planning nécessaires
Estimer la durée des
activités
Elaborer le planning
Maîtriser le planning

Management des coûts
Evaluer les coûts
Etablir un budget

Estimer les coûts
Etablir le budget
Maîtriser les coûts


Management de la qualité
L ’élaboration du système qualité projet

Planifier la qualité
Mettre en œuvre
l ’assurance qualité
Mettre en œuvre le
contrôle qualité


Management des ressources
humaines
La planification des
ressources
la formation de l’équipe humaines
Planifier les ressources
projet. Le RACI humaines
Former l ’équipe projet
Développer l ’équipe
Diriger l ’équipe


Management de la communication
À partir de l ’analyse des parties
prenantes,
Elaborer le plan de
Management de la
communication. communication
Identifier les parties
prenantes
Planifier la
communication
Diffuser l ’information
Maîtriser les attentes des
parties prenantes
Présenter le bilan

Management des risques
identifier les risques
évaluer la probabilité
d ’occurrence
évaluer l ’impact
établir le plan Planifier le management
des risques des risques
Identifier les risques
Analyser les risques
Planifier les réponses
aux risques
Surveiller et maîtriser les
risques

Management des contrats
Planification des
approvisionnements et des
contrats :
Elaborer la politique Management des contrats
achat du projet : Faire ou Planifier les achats et
approvisionnements
faire faire ? Quelle Mettre en œuvre la
politique achat
implication fournisseurs ?
Administrer les contrats
Clore les contrats


conduire le projet


Processus de Réalisation
Gestion des Gestion des
modifications Pilotage évènements
Contenu Risques
Intégration
Communi
Qualité
Gestion des cation
écarts
Management
Délais
RH
Réaliser le plan
Coûts Contrats

Livrables Planning Coûts Pl. Gestion Plan de Pl. gestion Pl. gestion
des Risques communic° RH Appros

Plan Qualité Projet Plan d€’animation Projet Tableau de bord projet


les principales causes de dérive
pendant la réalisation sont
identifiées :
Des problèmes techniques, mais
surtout des erreurs de management.


Formulation des besoins


Perte de vue de
l’objectif du projet


Mauvaises estimations
de charge


Insuffisance des
ressources affectées


Suivi irrégulier


Contexte humain conflictuel


Gestion insuffisante des
modifications


Retard dans les approbations


Activités jamais terminées.
« Terminé c’est terminé ! »


… et bien sûr la classique
indisponibilité des acteurs :
Polyvalence des acteurs sollicités en
différentes occasions, incapables de
consacrer le temps prévu au projet
Absence de motivation entraînant une
adhésion timide et un rendement faible
Absence de suivi des personnes sollicitées
Aléas divers éloignant les intéressés de
leurs tâches

Le groupe de projet est une
équipe, constituée d ’un Chef
de Projet et de spécialistes.

Le choix des hommes, condition du succès.

la vie d ’une Pic des attentes
démesurées
équipe

Efficacité
projet: de la Positionnement Confiance
Confrontation Action
découverte
à la Appropriation
Acceptation

cohésion,
sortir vite et (morosité
ennui)

haut de la Temps
Découverte
vallée de la
désillusion Vallée de la désillusion


Le rôle du chef de projet:
leader, manager et pilote, il
orchestre l€’efficacité
globale du groupe.


Conduire le projet, c ’est
garantir l’efficacité
relationnelle


méthodologique


productive


Utiliser le plan de management
de projet pour prévoir les
modalités d’ajustement et
garder le contrôle


Animer: choisir le mode adapté !
information échange production


Le nombre de relations à maîtriser
impose une équipe projet restreinte

(n x (n-1))/2
nombre de relations dans une équipe de n personnes
de 5 à 7 personnes: +2 personnes , x2 relations !


Animer le projet:
le rythme est
essentiel

Des cycles courts et des
revues fréquentes

Management de l’intégration
La surveillance des
évènements et des
réalisations
la maîtrise des modifications Management de l’intégration
Elaborer la charte
Elaborer le plan de
management
Piloter l ’exécution
Maîtriser l ’intégration
des modifications
Clore le projet ou la
phase

La vérification du contenu: la
réception des livrables
l ’affinement progressif du
découpage WBS : livrables, Management du contenu

activités Recueillir les besoins
Définir le contenu
(la maîtrise des Créer la structure de
découpage
modifications) Vérifier le contenu
Maîtriser le contenu



Itérations du découpage à
la construction du planning
(détaillé) avec les membres Management des délais

de l ’équipe Identifier les activités
Séquencer les activités
suivi et maîtrise de Estimer les ressources
nécessaires
l ’avancement physique Estimer la durée des
activités
Elaborer le planning
Maîtriser le planning

Affiner les estimations
avec les membres de
l ’équipe
Utiliser la méthode de la Management des coûts

valeur acquise Estimer les coûts
Etablir le budget
Maîtriser les coûts


La maîtrise des modifications

Planifier la qualité
Mettre en œuvre
l ’assurance qualité
Mettre en œuvre le
contrôle qualité


humaines
L’art du manager, du
pilote et du leader
le feed-back humaines
humaines
Libérer l ’équipe


Management de la communication
La mise en œuvre du plan de
communication
Le reporting
Management de la
communication
prenantes
Planifier la
communication
Diffuser l ’information
Maîtriser les attentes
des parties prenantes
Présenter le bilan

Surveiller et réagir grâce au
plan des risques

Planifier le management
des risques
Identifier les risques
Analyser les risques
Planifier les réponses aux
risques
Surveiller et maîtriser
les risques

Description fonctionnelle du besoin et
Cahier des Charges,
Consultation de fournisseurs
Evaluation des fournisseurs Management des contrats
Planifier les achats et
et des offres approvisionnements
Mettre en œuvre la
Administration des politique achat
contrats Administrer les contrats
Clore les contrats


clore le projet


Clore
Pilotage
Contenu Risques
Intégration
Communi
Qualité
cation
Management
Délais
Solder le plan RH
Etablir le bilan
Coûts Contrats

Réception Clôture financière
prononcée de tous
les livrables Mesure des Bilan Métier Bilan MP
résultats


Livrer le « produit » du projet et
passer le relais aux opérations
(au client) Management de l’intégration
Elaborer la charte
Elaborer le plan de
management
Piloter l ’exécution
Maîtriser l ’intégration des
modifications
Clore le projet (la phase)

Libérer l ’équipe projet
(ou pour la phase considérée)
humaines
humaines
Libérer l ’équipe


Solder les contrats
Planifier les achats et
approvisionnements
Mettre en œuvre la
politique achat
Administrer les contrats
Clore les contrats


Faire le bilan et
mesurer les
résultats Management de la
communication
prenantes
Communiquer Planifier la
communication
le bilan Diffuser l ’information
Maîtriser les attentes des
parties prenantes
Présenter le bilan

Tirer les enseignements
. pour le métier
. pour le management de projet


Et n ’oubliez pas cette clôture !


Manager un projet
cadrer planifier réaliser clore
1 2 conduire le projet
3 4
Poser les Préparer et
fondations du lancer le projet
projet clore le projet

P. Méance - 2010 || INTRO || BASES MP ||-|| GENES E | DE FINIR | LANCER | PILOTER | CLORE || SUITE 76 P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP ||-|| GENES E | DE FINIR | LANCER | P ILOTER | CLORE || SUITE 85 P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP ||-|| GENES E | DE FINIR | LANCER | P ILOTER | CLORE || SUITE 98 P. Méance - 2010 || INTRO || BAS ES MP ||-|| GENESE | DEFINIR | LANCER | P ILOTER | CLORE || SUITE 128

L€’entrepreneur L€’architecte Le chef d€’orchestre Le passeur

Lettre de mission CdCF Plan d€’animation Livrables
Planning Tableau de bord Mesures
Fiche projet Budget Reprévision Bilan Métier
Bilan MP
Plan qualité Projet
Pl. gestion des risques
Pl. communication
Plan RH
Plan Logistique


Compris ?

Crédits - contacts
Les photos créditées proviennent de
www.flickr.com/creativecommons
les photos non créditées proviennent de
http://www.photo-libre.fr
Merci à ces beaux projets !

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Conseil en performance opérationnelle des TPE et PME en Bretagne

Avel Mor Pilotages
Entreprise copilote, par vents et marées...

Expérience:
25 ans d’industrie
Réussir ses projets
11 ans de conseil
en entreprise
Produire efficacement
création en 2005 Piloter par les résultats

Management de projets - Analyse de la valeur - Lean management, production et office : analyse des flux, 5S, TPM, SMED,
chantiers amélioration, management visuel, standards,
TRS-TRG, … - Management des processus - Tableaux de bord - Pilotage d ’affaires & TPE

www.avelmorpilotages.fr - 02 96 52 30 44 septembre 2010

Management de projet - réussir ses projets, c'est pas gagné d'avance !

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