1. • Externalisation de la Paie
• Audit des Paies
• Conseil
• Accompagnement de projets Offshore
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Innovation, Expertise et sens du Service sont les valeurs de notre organisation
23 octobre 2010
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2. • Externalisation de la Paie
• Audit des Paies
• Conseil
• Accompagnement de projets Offshore
Audit de vos paies : les raisons pour agir maintenant
23 octobre 2010
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3. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore
SommaireSommaire
1. Comment apprécier la qualité de son service Paie
ou de son prestataire externe
2. La dernière chance pour vous assurer que les
cotisations sociales payées par votre entreprise
en 2010 sont exactes
3
Pg 4 à 7
Pg 8 à 10
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en 2010 sont exactes
3. Disposer d’un budget RH reflétant la réalité de
vos charges et vous permettant de meilleures
prévisions
4. Identifier d’éventuels gisements d’économies
pour une meilleure utilisation de votre trésorerie
Pg 11
Pg 12
4. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 4
Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service
Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?
AA : Très satisfaisant: Très satisfaisant BB : Satisfaisant: Satisfaisant CC : Insuffisant: Insuffisant DD : Ne peut se prononcer: Ne peut se prononcer
Si la note que vous lui attribuez est « C » ou « D », alors un audit de vos bulletins de paie
constitue le premier palier d’une démarche de mesure de la qualité de votre outil de production
des bulletins de paie (qu’il soit interne ou externe)
Pour se faire une idée de la qualité des services rendus par votre service Paie ou votre prestataire
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Pour se faire une idée de la qualité des services rendus par votre service Paie ou votre prestataire
externe, au regard du calcul des charges sociales, il convient de s’interroger sur les 5 items
suivants:
1. Réclamations et litiges salariés
2. Ajustements, réclamations et litiges des organismes sociaux
3. Redressement URSSAF
4. Apurement des comptes comptables de dettes sociales
5. Ecart significatif entre « Budget » du Personnel et le « Réalisé »
5. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 5
Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service
Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?
Pour aller plus, je vous propose ci-dessous quelques-uns des critères que
nous considérons comme déterminantsdéterminants pour déclencher un audit des paies
Thèmes Description Réponse/Interrogation
1. Réclamations/
litiges salariés
• Fréquence des réclamations des salariés pour des
anomalies constatées sur leurs bulletins de paie
• Fréquence des litiges prud’homaux (perdus ou en-cours)
• Tous les mois
• Tous les ans
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• Fréquence des litiges prud’homaux (perdus ou en-cours) • Tous les ans
2. Ajustements
de charges
sociales
• Fréquence des ajustements de charges sociales demandés
par les organismes sociaux (URSSAF, Pôle Emploi, Caisses de
retraite et de prévoyance…) au cours de l’année et relatifs à
l’année civile précédente déjà clôturée ?
• Montant de ces ajustements de charges sociales ?
NB : d’ailleurs, avez-vous été convaincus par les explications
de votre Service Paie ou de prestataire pour justifier ces
ajustements ?
• Tous les ans
• En tout cas au moins
2 fois sur les 3
dernières années
• Sur le montant payé
par l’entreprise, quelle
est la part qui incombe
normalement aux
salariés ?
6. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 6
Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service
Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?
Thèmes Description Réponse/Interrogation
2. Réclamations
• Fréquence et/ou nombre de courriers de réclamation
reçus des organismes sociaux en 2010 ?
NB : d’ailleurs, avez-vous été convaincus par les explications
de votre Service paie ou de prestataire pour justifier ces
• Au moins 3 courriers
depuis le début de
l’année 2010
Pour aller plus, je vous propose ci-dessous quelques-uns des critères que
nous considérons comme déterminantsdéterminants pour déclencher un audit des paies
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2. Réclamations
des organismes
sociaux
de votre Service paie ou de prestataire pour justifier ces
réclamations?
• Bénéficiez-vous encore de la remise gracieuse des
majorations et des pénalités de retard accordée par les
organismes sociaux aux cotisants « sans trop de souci » ?
• Non
3. Redressement
URSSAF et du
Pôle Emploi
• Avez-vous été redressé lors du dernier contrôle URSSAF ?
• Montant des redressements? Y compris les cotisations
réclamées par le Pôle Emploi ?
NB : d’ailleurs, avez-vous été systématiquement redressés
lors des précédents contrôles ? Etes-vous sereins quant à
l’issue du prochain contrôle ?
• Oui
• Sur le montant total
payé par l’entreprise,
quelle est la part qui
incombe normalement
aux salariés ?
7. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 7
Si vous devez apprécier la qualité des prestations de votre serviceSi vous devez apprécier la qualité des prestations de votre service
Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?Paie ou de votre prestataire externe, quelle serait sa note?
Thèmes Description Réponse/Interrogation
4. Apurement
des comptes
comptables de
dettes sociales
• Fréquence des apurements ?
• mensuellement
• ou trimestriellement ?
...lors du paiement des charges sociales ?
• Soldes inexpliqués et
reportés d’un exercice
à l’autre
Pour aller plus, je vous propose ci-dessous quelques-uns des critères que
nous considérons comme déterminantsdéterminants pour déclencher un audit des paies
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dettes sociales
5. Budget du
Personnel V/S
Réalisé
• Montant de l’écart entre le Budget prévisionnel et le
« Réalisé » à périmètre constant ?
• Est-ce que les écarts s’expliquent majoritairement par des
cotisations sociales non prévues : ex. ajustements de
charges sociales demandés par les organismes alors que
l’entreprise ne les avait jamais provisionnées…etc.?
• Ecart qui ne
s’explique pas par un
changement de
périmètre ou par la
mise en place d’un
nouveau régime de
cotisations sociales
• Oui
8. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 8
Un audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernièreUn audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernière
chance pour calculer et payer exactement les cotisations dueschance pour calculer et payer exactement les cotisations dues
par votre entreprise au titre de 2010par votre entreprise au titre de 2010
• En effet, si vous devez opérer des régularisations ou prendre des options d’évaluation (exemple:
modalités de calcul des avantages en nature véhicule), la paie de décembre constitue votre
dernière « fenêtre de tir »
• Par ailleurs, les inspecteurs du recouvrement Urssaf effectuent, pour la plupart, leurs contrôles
sur des bases cumulées, au plus égales aux 12 mois de l’année. Cette approche concerne
également le contrôle des cotisations dues au Pôle Emploi qui relèvent dorénavant de l’URSSAF
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• La même approche est retenue par les autres caisses sociales, à savoir les régimes de retraite
complémentaire et de prévoyance (y compris frais de santé), lors du traitement de vos déclarations
annuelles
• Dans ce contexte, il est toujours temps, sur la paie de Décembre 2010, de corriger les
éventuelles erreurs effectuées au cours de l’année 2010 dans le calcul des contributions sociales
• Les corrections à passer sur les paies de Décembre s’appuyant alors sur les conclusions de
l’audit de vos charges sociales
9. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 9
• La réalisation d’un audit des bulletins de paie trouve alors toute sa justification : il permet à
l’entreprise d’évaluer, de réduire, voire de maîtriser les risques financiers liés à un redressement
URSSAF et relatifs aux ajustements demandés par les autres caisses sociales
• Pour mémoire, les redressements URSSAF et les ajustements demandés par les autres
organismes sociaux, concernent les contributions patronales mais également les cotisations
incombant normalement aux salariés (la fameuse part « ouvrière » : la part salariale)
Un audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernièreUn audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernière
chance pour calculer et payer exactement les cotisations dueschance pour calculer et payer exactement les cotisations dues
par votre entreprise au titre de 2010par votre entreprise au titre de 2010
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• Lors d’un redressement ou d’une demande d’ajustement, peu, voire aucune entreprise ne
procède à une régularisation de la part salariale sur les bulletins de salaire, bien que cette option
soit légalement autorisée. En effet, c’est aux salariés de supporter le poids des contributions &
taxes mises à leur charge par la Loi.
• Dans ce contexte, le coût d’un redressement URSSAF ou d’une demande d’ajustement émanant
d’un organisme social est très significatif pour votre trésorerie. Vous êtes mis en demeure de :
- Payer les contributions patronales que vous n’aviez pas « budgétées »
- Payer les contributions salariales qui normalement ne vous incombent pas (perte sèche en
l’absence de récupération auprès des salariés)
- Payer les pénalités et majorations de retard qui se calculent à la fois sur les contributions
patronales et salariales
10. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 10
• A titre d’information et pour illustrer mon propos en cas de redressement URSSAF
Les prérogatives de l’URSSAF étant élargies aux contributions du Pôle Emploi (depuis 2009),
l’employeur doit dorénavant en cas de redressement, régler des cotisations qui s’élèvent à environ
55% de l’élément de salaire non assujetti à tort aux charges (sans compter les majorations &
pénalités associées). Avant ce changement, le taux de redressement était fixé à 48% (au maximum)
Dans tous les cas, l’employeur supporte « A TORT » les contributions salariales pour un montant
Un audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernièreUn audit de vos paies constitue, à ce moment de l’année, la dernière
chance pour calculer et payer exactement les cotisations dueschance pour calculer et payer exactement les cotisations dues
par votre entreprise au titre de 2010par votre entreprise au titre de 2010
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Dans tous les cas, l’employeur supporte « A TORT » les contributions salariales pour un montant
minimum de 15% à 18% de l’élément de rémunération non déclaré, soit 32% des cotisations
totales réclamées (alors que ces contributions incombent aux salariés et qu’elles auraient dû, en
cours d’année, être prélevées sur les salaires). Il est à noter que les compétences de l’URSSAF
devraient également, dans un futur proche, comprendre les contributions dues aux caisses de
retraite ARRCO & AGIRC. Le coût net pour l’employeur en cas de redressement s’en trouvera alors
naturellement augmenté (soit environ 65% de l’élément de salaire non déclaré, dont environ 34%
des cotisations totales redressées au titre des seules contributions salariales)
• Sans compter les effets néfastes d’un contrôle URSSAF : cet événement est générateur, auprès
du personnel, de suspicions de « non-conformité » généralisées à l’ensemble des traitements
opérés en interne par le Service paie ou par votre prestataire externe
11. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 11
• Le budget, comme vous le savez, constitue un outil de gestion et de management primordial; il
permet de fixer des objectifs, de planifier les moyens et de mobiliser les salariés
• Il s’appuie en synthèse sur l’analyse des données réelles (recettes, dépenses et saisonnalité)
• Il permet de mesurer la performance de l’entreprise, d’un département, d’un salarié…et de
prendre si nécessaire des actions correctives lorsque les écarts entre le budget et le « réalisé »
sont significatifs
L’audit des paies permet d’évaluer de façon plus précise le coût de la mainL’audit des paies permet d’évaluer de façon plus précise le coût de la main--
d’œuvre employée : le Budget du Personneld’œuvre employée : le Budget du Personnel
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sont significatifs
• Pour remplir efficacement son objet, le budget du Personnel (les dépenses prévisionnelles de
salaires & primes…et des charges sociales associées) doit s’appuyer sur des données réelles et
complètes
• Une sous-évaluation de ses charges patronales peut, si elle est significative, générer des
problèmes de trésorerie pour l’entreprise : des sorties de « cash » non prévues
• Une sur-estimation, si elle est importante, privera l’entreprise d’un investissement par exemple :
des charges payées à tort aux organismes alors que ces fonds auraient pu financer l’activité
12. - Externalisation Paie - Audit de Paie - Conseil - Accompagnement de projets Offshore 12
• Prescription du remboursement des cotisations indûment versées : principe général
URSSAF & ASSURANCE CHOMAGE : Lorsque l’employeur a versé des cotisations qui n’étaient pas
dues, il est en droit d’en réclamer le remboursement. Sa demande de remboursement se prescrit
par 3 ans à compter de la date à laquelle les cotisations ont été acquittées
(c. séc. soc. art. L. 243-6 + règlt Ass. chômage. du 19 février 2009, art. 54 § 2)
RETRAITE : Au titre des contributions de retraite complémentaire relevant du régime ARRCO &
Comment identifier les éventuels gisements d’économies de chargesComment identifier les éventuels gisements d’économies de charges
sociales? L’audit de vos paies constitue le moyen d’identifier les tropsociales? L’audit de vos paies constitue le moyen d’identifier les trop--versésversés
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RETRAITE : Au titre des contributions de retraite complémentaire relevant du régime ARRCO &
AGIRC, la prescription est de 5 ans (art. 2262 du Code Civil)
• Compte tenu du principe et des délais de prescription, il est judicieux de procéder régulièrement
à un audit de vos bulletins de paie pour être en mesure de récupérer, avant qu’il ne soit trop
tard, les contributions indûment (calculées et) payées aux organismes sociaux
• «Calculer et payer ce qui est règlementairement dûCalculer et payer ce qui est règlementairement dû» constitue une règle de bonne gestion. De
plus, se prémunir de ce type d’anomalie permet d’utiliser efficacement les moyens financiers à
disposition de l’entreprise (qui sont par définition limités) en les affectant de façon mesurée aux
différents projets définis par la direction générale
13. Daniel CLEMENTINE
@ : optimyzhr@gmail.com
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