2. Verkkokokous - kokonaisuus Verkkokokouksen suunnittelussa täytyy huomioida monia eri tekijöitä. Hallitse kokousta yhtenä tehokkaana kokonaisuutena. Miten yhteisen ajan löytäminen, kokouskutsut, kokousasiakirjat, tilakysymykset, kokoustaminen ja jälkitoiminnot hoidetaan tehokkaasti? Marko Mehtälä
7. Käytä kokousajankohdan suunnitteluun apuvälieneitä, kuten esim. MS Outlookin kalenteritoimintoja tai vaikkapa netin ilmaispalveluita (kun kokouksissa on ”ulkopuolisia osallistujia”):
14. Kokouskutsut Kuinka aikaisin… viimeistään? Tässä vaiheessa kutsujalla on ”kirkkaana mielessä” kokouksen salassapidettävyys, tietosuojatekijät yms. Hoituu helposti sähköpostilla, mutta myös etäkokoustamisvälineiden kutsutoiminnolla (iLinc, Adobe Connect jne…) Mitä tietoja sisältää? Ajankohta tottakai… asiakirjat? …käytettävä kokoustamisväline ja siihen liittyvät asiat (autentikointi, tekniset jutut jne)… ennakkotuki käytössä, milloin ja kuka?... kokouksenaikainen tuki, kuka? Marko Mehtälä
15. Kokousasiakirjat Säädökset määrittelevät? (salassapidettävää, julkista) Asia-/esityslista, muistio, pöytäkirja…muuta? Staattisia vai muokattavia, lähetetäänkö etukäteen vai syntyykö kokouksen aikana? Organisaation asiakirjajärjestelmä vai avoimempi järjestelmä? (onko ulkopuolisia osallistujia) Google Docs, Wiki vai tekstinkäsittelyä sovelluksen jakamisella (kokousjärjestelmät kuten iLinc, Adobe Connect) Mitä toimitetaan ja miten toimitetaan osallistujille, miten versiointi? Marko Mehtälä
16. Kokousasiakirjat- WIKI Yhteisölliseen kirjoittamiseen, kokouksen valmisteluihin, kokouksen aikaiseenkin toimintaan Avoin, helppo, historia tunnistettavissa Eräs esimerkki wikissätyöstetystä kokonaisuudesta:http://some.lappia.fi/wiki/index.php/Laatu Wiki –harjoittelua:http://some.lappia.fi/wiki/index.php/Harjoittelemme_Wikikirjoittelua Marko Mehtälä
17. Kokousasiakirjat- Google Docs Vaatii luontiin gmail –tunnukset http://docs.google.com Voi jakaa näkyviin vain tietyille henkilöille tai avoimeksi kaikille. Voi antaa myös kaikille editointioikeudet. Todella kätevä jopa realiaikaisen muokkauksen seurantaan tai useamman henkilön yhdessä asiakirjan työstämiseen. Erinomainen myös eriaikaiseen yhteisölliseen asiakirjatuottamiseen. Kirjoitellaan yhdessä:https://docs.google.com/document/d/1eDfGB7KCQHPwL6SESHfIM1NzZjyjXP_p7Jf22O9daNw/edit?hl=en&authkey=CPe5i9UM Marko Mehtälä
20. KOKOUS VERKOSSA-tilakysymykset Tilakysymykset ovat laaja käsite, koska siinä yhdistyvät monet tekniset, inhimilliset, juridiset yms. tekijät: Fyysiset ja virtuaaliset tilat Kotoa, matkoilta vai töistä? Julkista vai salassapidettävää tietoa Osallistutaanko yksin vai yhdessä tietystä fyysisestä tilasta Marko Mehtälä
21. KOKOUS VERKOSSA-fyysiset ja virtuaaliset tilat Kuka varaa tai luo tilat? Mitä varustuksia fyysisiin tiloihin: Tietokone, nettiyhteys, kuulokemikrofonit vai kokoushuone, tietokone, tilamikrofoni, videotykki? Mitä vaatimuksia virtuaalisiin tiloihin: Tarvitaanko VOIP vai siirretäänkö ääni puhelimilla Jaetaanko sovelluksia, työpöytää yms Feedback, Chat, Polling, Breakoutgroups? Pelkkä valokuva, webbikamera kerrallaan, useampi webbikamera yhtä aikaa Nauhoitukset? Raportointi (Juridinen pätevyys autentikoinnilla Marko Mehtälä
22. KOKOUS VERKOSSA-kotoa, töistä vai matkoilta Rauhallinen ympäristö, riittävät nettiyhteydet Puheen ja näyttötapahtumien yksityisyys tarvittaessa paikasta riippumatta (salassapidettävyys) Suojaamaton (http), suojattu (https) ja jopa salattu (esim. AES) yhteydenpito paikasta riippuen tai riippumatta (julkiset avoimet, suojaamattomat verkot?) Marko Mehtälä
23. KOKOUS VERKOSSA-virtuaaliset tilat Ilmaisia, esim. Skype Kokouspuhelin, chatti, kahdenvälinen videopuhelu, kahdenvälinen työpöydän jakaminen, tiedostojen siirtäminen. Vaatii käyttäjiltään Skype –tunnuksen. Ei välttämättä ole toimintaperiaatteen vuoksi kaikissa organisaatioissa sallittu. Vinkki: Hyödynnä esim. Google Docsia asiakirjajakoon yli 2 hengen kokouksissa Marko Mehtälä
24. KOKOUS VERKOSSA-virtuaaliset tilat Maksullisia esim. iLinc, Adobe Connect, WebEx Laajat mahdollisuudet vuorovaikutukseen, järjestelmällisyyteen, yhteisöllisiin työskentelymenetelmiin, tallennuksiin, raportointeihin ja hallintaan. Työkaluina esimerkiksi: Ääni, web-kamerakuva(t), chatti, feedback, polling, sovelluksen/työpöydän/alueen jakaminen ja yhteiskäyttö, pienryhmätilat Käyttö mahdollista myös ilman tunnuksia Tarvittaessa vahva autentikointi, suojattu ja jopa salattu yhteys Harjoitellaan hieman:https://ilinc.tokem.fi/join/sxfht Marko Mehtälä
25. KOKOUS VERKOSSA-kokoustaminen Hallitse käytettävät tilat ja välineet (harjoittele etukäteen!) Tarkasta välineiden toimivuus etukäteen Mieti välineiden funktio. Mikä on oikeasti tärkeää? (esim. Videokuva) Käytä rajattuja puheoikeuksia (puheenvuoro annetaan) tarvittaessa, anna vapaa keskustelu, kun on sen aika Tarvittaessa aktivoi osallistujia (kyselyt, äänestykset…) Jäsentele kokouksen kulku taukoineen (tarvittaessa) Tarvittaessa roolita etukäteen: PJ, sihteeri, pienryhmävetäjät jne. Marko Mehtälä
26. KOKOUS VERKOSSA-kokoustaminen Puhu selkeästi, kuuluvasti, hieman rauhallisella tahdilla Seuraa myös hiljaista palautetta (chatti) Käytä tarvittaessa monipuolisia työskentelymenetelmiä: pienryhmiä, Opera, Learning Cafe jne… Muista informoida tilanteeseen liittyviä, sinulle tärkeitä sidosryhmiä kokouksestasi (IT, tukipalvelut, käytönaikainen tuki) Kokouksen jälkeen suorita ”jälkihoito”, joka on muutakin kuin pöytäkirjan toimittaminen ( muutaman päivän päästä lyhyt yhteenveto kokouksen aikaansaannoksista, mahdollinen rakentava palaute esim. Webropol tms. Kautta) Marko Mehtälä
27. KOKOUS VERKOSSA-tuettuna kiitos! Mitä harvemmin kokoontuva joukko, sitä suurempi tukitarve Etukäteistestaukset ja koulutukset välineisiin (ns. Pre Session) Tuki käytössä esim 30 min. Ennen kokouksen alkua, tuen yhteystiedot kaikkien tiedossa Kokouksen aikainen taustatuki, vierituki ja jopa ”houstaus” Tukihenkilöstön ymmärrys mahdollisista salassapitovelvoitteista Tuki ymmärtää käytettävät välineet ja niiden käytön sekä jopa työskentelymenetelmät: ”kokousdidaktiikka” Marko Mehtälä
28. KOKOUS VERKOSSA- mitä vaikutuksia Työyhteisöä vaivaa ajanpuute, siirtyminen jollakin kulkuvälineenä kokoukseen tarkoittaa helpostikin 2 tunnin työaikavarausta pelkkään matkustamiseen edestakaisin Kun aikaa säästyy, toimimme kustannustehokkaasti Kalentereita täyttää hajanaisuus, joten kokousmatkustus vaikeaa Kokousajankohtien sopiminen helpottuu Marko Mehtälä
29. KOKOUS VERKOSSA- mitä vaikutuksia Ekologinen vaihtoehto (eräänlainen kirjoitus verkossa toimimisen ekologisuudesta):http://tukipalvelu.blogit.fi/myydaan-paastooikeuksia/ Ei riippuvuutta rajoittuneesta julkisesta liikenteestä Turvallinen vaihtoehto (kaikki munat samassa korissa tien päällä talvipimeällä) Varma vaihtoehto (Julkisten kulkuvälineiden myöhästelyt, tulivuoren purkaukset…) Marko Mehtälä
30. KOKOUS VERKOSSA- mitä vaikutuksia Sosiaalinen vs. Syrjäyttävä Kokoustehokkuus kasvaa, koska rönsyilevät puheenvuorot vähenevät Tasa-arvoistaa kokousta, suuret habitukset katoavat, aremmilla helpompi osallistumismahdollisuus Asiat etenee helposti -> töiden kotiinvienti vähenee -> sosiaalinen elämä rikastuu? Marko Mehtälä
